Інструкція з діловодства у виконавчому комітеті Комарнівської міської ради

Дата: 28.08.2026 15:38

Кількість переглядів: 217

ІНСТРУКЦІЯ 
з діловодства у виконавчому комітеті

Комарнівської  міської ради

I. Загальні положення

1.Ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, у виконавчому комітеті Комарнівської міської  ради  (далі – Установа), включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2.Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

3.Створення документів, ведення, проходження їх та/або опрацювання в Установі до вирішення питання придбання программного забезпечення продовжується у паперовій формі. 

 Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4.Відповідальність за організацію діловодства в Установі несе її керівник - Комарнівський міський голова.

5.За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

6.Організація діловодства в Установі покладається на загальний відділ виконавчого комітету Комарнівської міської ради.

7.Організація діловодства у паперовій формі в структурних підрозділах виконавчого комітету Комарнівської  міської ради, покладається на спеціально призначену для цього особу, про що зазначається в посадовій інструкції.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

8.Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

9.Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники установ оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

10.Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та цією Інструкцією.

11.В Установі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

 З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12.Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом      Установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13.Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання Установою покладених на неї завдань і функцій.

14.Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД).

15.Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

 Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16.З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Установи.

17.Установа здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

 Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18.Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

19.Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

 Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

 Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

20.Види бланків Установи:  

   загальні бланки (додаток 2);

   бланк листа (додаток 3);

   бланки конкретних видів документів (додаток 4).

21.В Установі можуть застосовувати бланки документів як установи, так і структурних підрозділів, у разі, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах його повноважень.

 Бланки структурних підрозділів, старостинських округів та самостійних виконавчих органів (юридичних осіб):

 бланки листів старостинських округів (додаток 5);

 бланки фінансового відділу виконавчого комітету ради (додаток 6);

 бланки комунального підприємства  виконавчого комітету ради «Центр надання                      соціальних послуг» (додаток 7);

бланки комунального підприємства  виконавчого комітету ради «Комарно-сервіс» (додаток 8);

22.Бланки документів можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

23.Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з інструкцією з діловодства в Установі.

 Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

 Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються керівником Установи. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів такого виду в установі перевищує 2 тис. одиниць на рік.

24.Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

25.Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 № 2137-XII “Про Державний герб України”.

26.Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

27.Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

28.Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

 Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає Комарнівський міський голова окремо щодо кожного виду документа.

Найменування виконавчого комітету Комарнівської міської ради

29.Найменування виконавчого комітету Комрнівської міської ради об’єднаної територіальної громади - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Регламенті. Скорочене найменування Установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

 Найменування структурного підрозділу Установи зазначається у разі, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.

Довідкові дані про установу

30.Довідкові дані про Установу містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Установи або її структурного підрозділу.

 Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

31.Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ, службовий лист, службова записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

32.Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2021.

 У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2021 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 грудня 2021 р.

 Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

 Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

 На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

33.Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

 Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

 Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

 Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

 Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Посилання на документ

34.Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Місце складення або видання

35.Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат

36.Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Начальнику фінансово-економічного управління

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

 Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

 Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати «Правилам надання послуг поштового зв’язку», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

        Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

 У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута “адресат” може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію

Пані Іваненко

Пані директор

Пане полковнику

 У разі необхідності перед словом “Пане”, “Пані” або “Панове” може використовуватися слово “Шановний”, “Шановна” або “Шановні” відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

Гриф затвердження документа

37.Документ може бути затверджений розпорядчим документом Установи або у випадках, визначених у додатку 9, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.

 Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Комарнівський міський голова

підпис  Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

12 березня 2021 р.

 У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження Комарнівського міського голови

від 12 березня 2021р. № 298

 Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

 У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38.Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

 Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

 Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

 Створення неконкретних (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) за змістом резолюцій не допускається.

 На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

 Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

39.Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

40.Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

 Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

41.Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.   Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

 Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

 Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

 Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції Комарнівської міської громади, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

 Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

42.Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43.Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова “Продовження додатка”.

Відмітки про наявність додатків

44.Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

45.Додатки до документів можуть бути таких видів:

 додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

 додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

 додатки, що надсилаються із супровідним листом.

 У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”, “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

46.Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

 На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

 Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

 У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

 Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

 Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

 У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

 Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

 Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2022 р.

№ 595/04-12 і додаток до нього,

всього на 20 арк. в 1 прим.

47.У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

48.Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до  Інструкції з діловодства в Установі. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням керівника Установи.

49.Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

або

50.У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи - автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

51.Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

52.У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові

посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

53.У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням) до найменування посади додаються символи “В. о.”.

54.Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

55.У разі створення установою документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

Візи та гриф погодження для документів, що створюються у паперовій формі

56.Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57.Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

58.Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі.

59.Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

60.Порядок візування проектів рішень ради та виконавчого комітету Комарнівської міської ради об’єднаної територіальної громади визначається  «Регламентом Комарнівської міської ради.об’єднаної територіальної громади» 

61.За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62.Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції

підпис                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Центральної експертно-перевірної

комісії Укрдержархіву

Дата №

63.Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

64.У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

65.Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

66.Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

67.На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Установи.

 Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 10).

68.Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

 Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

69.Розпорядженням керівника Установи визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

70.Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до Установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

 У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників Установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

 Відмітка “Копія” проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

71.Напис про засвідчення документа у паперовій формі складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:

 У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства в Установі, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

72.Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

73.На копіях вихідних документів у паперовій формі зазначається дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

74.На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені.

75.Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

76.Ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 256 23 29

77.Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

 78. Відмітка про надходження паперового документа до Установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

 Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

 У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

                                              Запис про державну реєстрацію

79.Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів Установи, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

 У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію у паперовій формі на першій сторінці паперового примірника нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження.

 У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію не наноситься на документ, а вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може у разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного діловодства під час візуалізації документа.

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази)

80.Розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основної діяльності установи або кадрових питань (крім відряджень). Накази видаються на відрядження.

81.Проекти розпоряджень з основної діяльності готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівника Установи чи за власною ініціативою.

 Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі рішень (вказівок) керівника Установи організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

82.Проекти розпоряджень з основної діяльності у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

 Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

 У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження (наказу) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

83.Уповноваженою особою юридичної служби обов’язково візуються проекти розпоряджень нормативно-правового характеру, а також розпорядження з кадрових питань (особового складу).

84.Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження (наказу) вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

85.Розпорядження (накази) підписуються керівником Установи. У разі його відсутності розпорядження (накази) підписуються посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

86.Рішення ради та її виконавчого комітету, розпорядження міського голови, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими актами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

87.Розпорядження (наказ) оформлюється на бланку розпорядження (наказу). Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

88.Текст розпорядження з питань основної діяльності установи та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

89.У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина починається із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина наказу починається із слова “наказую”, а розпорядження - “зобов’язую”, яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

90.Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:

керівникам структурних підрозділів.

91.Неконкретні (“прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо) та неконтрольні (“довести до відома”, “ознайомити” тощо) доручення в розпорядженнях (наказах) не застосовуються.

92.Після набрання чинності розпорядженням (наказом) внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження (наказу).

93.Розпорядження (наказ), яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження (наказу) починається із слів “Про внесення змін до розпорядження (наказу)...” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з пункту:

“1. Внести до розпорядження (наказу) … такі зміни:” у разі викладення змін у тексті розпорядження (наказу);

“1. Внести до розпорядження (наказу) … зміни, що додаються.” у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...”;

“2. Пункт 3 виключити”;

“1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...”;

“2) у підпункті 2 пункту 7 слова “у разі потреби” замінити словом “вимагається”.

94.У разі видання розпорядження (наказу) про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів “Визнати таким, що втратив чинність,...” або “Скасувати …” відповідно.

95.Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у розпорядженні (наказі), покладається на службу контролю.

96.Для ознайомлення з розпорядженням (наказом) укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

97.Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених розпоряджень. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

98.Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... “, “Про прийняття...”.   У зведених розпорядженнях може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.

99.У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.

100.Розпорядча частина розпорядження з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядження, і малими - його власне ім’я та текст наказу.

 У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

 Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

 У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

101.У зведених розпорядженнях з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

 У зведених розпорядженнях прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

102.Спільне розпорядження (наказ) установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із “ЗОБОВ’ЯЗУЄМО” (“НАКАЗУЄМО”). Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

 Кількість примірників спільних розпоряджень повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

103.Механізм подання нормативно-правових актів, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, встановлюється «Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731 (ЗП України, 1993 р., № 1-2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст. 1551; 2008 р., № 25, ст. 770), та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін’юстом.

104.Накази на відрядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року. Розпорядження з основної діяльності, надання відпустки та з особового складу нумеруються, напрклад: 2/2020 - р , де 2 - порядковий номер, 2020 – рік видання, р – вид документа (р – основна діяльність, в – надання відпустки, о – особовий склад).

105.Копії розпоряджень (наказів) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

Протоколи

106.У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань ради та її викнавчого комітету, рішень комісій, колегій, дорадчих органів, робочих груп тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

107.Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

108.Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

109.Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

110.Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання виконавчого комітету ради, відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

 В протоколі пленарного засідання сесії ради вказується не його порядковий номер, а номерація черговості пленарниого зазідання сесії протягом періоду скликання ради. Якщо ж пленарне засідання сесії ради скликається позачергово то в протоколі вказується: протокол такої-то (позачергової) сессі Комарнівської міської ради  І скликання.

111.У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112.Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (пленарне засідання сесії ради, засідання виконавчого комітету ради, нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113.Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

114.У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім’я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

 У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім’я присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

 Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

 Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

115.Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

 Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116.Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

117.Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.

118.Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

119.Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

 Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

120.У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

 Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

121.Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

122.Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

123. Службові листи посадових осіб Установи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах Установи, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи, внутрішня переписка.

124.Службовий лист  оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовується бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

 Внутрішній службовий лист в Установі оформлюється у паперовій формі на листу формату A4 (210 х 297 міліметрів).

125.Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

126.Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства (загальному відділі).

127.Як правило, у листі порушується одне питання.

128.Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити...” “роз’яснюємо, що...”, або від третьої особи однини - “міністерство інформує...”, “управління вважає за доцільне”.

 Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - “прошу...”, “пропоную...”.

129.Службові листи підписуються відповідно до цієї інструкції. Службовий лист внутрішньої переписки підписується керівником структурного підрозділу Полонскої міської громади. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

130.Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу Установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів   Установи, а також заступник керівника Установи, який координує роботу структурного підрозділу установи, в якому створено відповідний лист.

Документи до засідань колегіальних органів

131.Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.

132.Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів (регламентів) їх роботи та у разі потреби.

 У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу Установи, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом.

 Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій депутатських комісій та структурних підрозділів Установи.

 Керівники структурних підрозділів Установи подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.

 Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів Установи. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням колегіального органу. Секретар колегіального органу інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

133.Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися в терміни визначені регламентами цих органів та іншими актами. Зазначені документи містять:

 пояснювальну (службову) записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

 проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований першим заступником міського голови, профільними заступниками міського голови, секретарем ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету ради, керівниками заінтересованих структурних підрозділів Установи, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками;

 аркуш погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами Установи та у разі потреби іншими установами;

 список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

 інші документи, необхідні для розгляду питань.

134.Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу.

135.У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

136.За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів його апарату.

137.Секретар колегіального органу здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

 Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

138.Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 104-120 цієї Інструкції.

139.Рішення колегій Установи реалізуються шляхом видання розпоряджень керівника Установи, якими вони вводяться в дію.

140.Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою колегіальних органів (при наявності), служби діловодства (загального відділу).

Документи про службові відрядження

141.Службові відрядження працівників здійснюються до відповідних планів, а також відповідно до листів (наказів, розпоряджень тощо) інших установ, підприємств та організацій.

142.У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене відповідними планами, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується службова записка на власне ім’я керівника Установи, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

 Службова записка разом з проектом наказу про відрядження передається адресату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

143.Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 11).

144.Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного наказом керівника Установи, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

 Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до кадрової та бухгалтерської служб Установи відповідно.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

145.Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в Установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, визначених цією Інструцією.

146.Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в установі найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Установи

147.Доставка документів до Установи здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

 Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

 Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

148.Усі документи, що надходять до Установи, приймаються централізовано службою діловодства (загальний відділ).

 Порядок розкриття конвертів визначається інструкцією з діловодства в Установі.

 Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

149.У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

 У зв’язку з відсутністю в Установі системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства (загального відділу).

150.Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

 У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства (загальному відділі).

151.Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

152.У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

Попередній розгляд документів

153.Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства (загальному відділі).

154.Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом Установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в Установі;                        

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

155.На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 12.

Реєстрація документів

156.Реєстрація документів всіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

 У веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії.

 У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-моніторинговій картці визначається інструкцією з діловодства в Установі.

 Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

157.Реєстрація документів проводиться централізовано службою діловодства (загальним відділом).

 Структурні підрозділи Установи реєструють створені ними доповідні та службові записки.

 Місце реєстрації окремих груп спеціалізованих документів (накази, розпорядження), договори, звіти, прейскуранти, заяви тощо) визначається цією інструкцією та іншими інструкціями з діловодства в Установі.

158.Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.

159.У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

160.Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади  та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до Установи;

розпорядження з основних питань діяльності установи;

розпорядження з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

накази про відрядження;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

161.Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи (додатки 13 і 14) або у разі її відсутності:

централізовано із застосуванням веб-модуля системи взаємодії;

доповідні та службові записки, спеціалізовані документи - із застосуванням прикладного програмного забезпечення.

162.У разі застосування системи електронного діловодства Установи створюється єдина централізована база реєстраційних даних Установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місцезнаходження.

Організація передачі документів та їх виконання

163. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства (загальний відділ) розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву Установи і структурним підрозділам.

164.Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Комарнівської міської громади в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження після 17 години. Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

165.Документи, розглянуті керівництвом Установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства (загального відділу), яка здійснює передачу документів на виконання.

166.Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

167.Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

168.Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства (загальний відділ), яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю (посадовій особі з контролю).

169.Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).

170.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника Установи, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

 Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

 Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

171.Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

172.Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

173.Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

174.Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації служба діловодства (загальний відділ) організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

175.Автор документа у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати службу контролю (посадову особу з контролю) про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

Організація моніторингу виконання документів

176. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються цією Інструкцією.

177.У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

178.Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника Установи, а у разі його відсутності посадовою особою, яка виконує його обов’язки чи керівником загального відділу.

179.Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

 Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у (додатку 15).

 Індивідуальні строки встановлюються керівником Установи, а у разі його відсутності посадовою особою, яка виконує його обов’язки чи керівником загального відділу.

180.Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в Установі.

181.Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

182.Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

183.У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк.  Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

184.Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання Установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

185.Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівника Установи, а у разі його відсутності посадової особи, яка виконує його обов’язки чи керівника загального відділу.

186.Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (розпрядження з основної діяльності, доручення вищих органів влади, доручення керівника Установи тощо).

187.На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

188.Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.

189.За запитом структурного підрозділу служба контролю (посадова особа з контролю) надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

190.Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівнику Установи  (додаток 16).

Інформаційно-довідкова робота з документами

191.Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються цією Інструкцією.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

192.Вихідні документи у паперовій формі, створені в Установі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

193.Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється службою діловодства (загальним відділом) Установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

194.Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

195.Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства (загальному відділі);

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

196.Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах установи.

197.На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.

198.Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

199.Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

200.Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

201.Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства (загального відділу). У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

202.Прийом службою діловодства (загальним відділом) вихідних документів, інших поштових відправлень від виконавців проводиться кожний робочий день з 14-00 год. до 16-00 год.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

203.Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в Установі визначаються цією Інструкцією.

204.Номенклатура справ - це обов’язковий для Установи  систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 17 і 18).

205.Зведена номенклатура Установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства (загальному відділі), другий - використовується службою діловодства (загальним відділом) як робочий, третій - передається до архівного підрозділу Установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до державного архіву.

206.Структурні підрозділи Установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

207.Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

 У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного відділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

 У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

 У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

 Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

 Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

 Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

 Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

 Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

 У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.

 У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.

 Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Установи.

 У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Державної архівної служби”.

 У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.

 У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.

 У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.

 У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Установи на 2021 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів Установи за 2021 рік.

 Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.

 Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

 Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

 У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

 У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу Установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Формування справ

208.Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

209.Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

210.Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

211.Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

212.Розпорядження з питань основної діяльності Установи, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

213.Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених, проекти рішень, листи, заяви, тощо).

214.Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

215.Доручення чи рекомендації центральних і регіональних органів виконавчої влади та інших органів місцевого самоврядування і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

216.Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

217.Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

218.Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування та інших працівників Установи формуються у порядку, визначеному НАДС.

219.Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

220.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства (загальним відділом) та архівним підрозділом Установи.

Зберігання документів в Установі

221.Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу Установи зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.

222.Зберігання документів і справ в установі забезпечує служба діловодства (загальний відділ)  Установи.

223.Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

224.Фонограми засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

225.Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника служби діловодства (загального відділу), іншим установам - з письмового дозволу керівника Установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

226.Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

227.Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника Установи з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

228.Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до архівного підрозділу Установи визначаються цією Інструкцією.

29.Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

230.Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

231.Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства (загального відділу) та архівного підрозділу Установи.

232.Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

233.Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ Установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

234.За результатами експертизи цінності документів в Установи складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 19).

235.Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією установи одночасно. Після затвердження акта Установа має право знищити визначені ним документи.

236.Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї установи. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Складення описів справ, що складені у паперовій формі

237.Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

238.Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

239.Описи справ структурного підрозділу Установи складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу Установи.

240.Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприкладі, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2016 році, матимуть номери: 5 П - 2016; 5 Т - 2061; 5 ОС - 2016.

241.Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

242.Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

243.У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

244.У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

245.Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу Установи, а інший залишається як контрольний примірник у службі діловодства (загальному відділі).

246.На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ Установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

247.Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.

248.Установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

Оформлення справ, складених у паперовій формі

249.Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

250.Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

251.Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

252.Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис “є документи за __ роки”.

253.На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

254.На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом Установи - номер опису і фонду.

255.У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

256.Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу Установи

257.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного підрозділу Установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

258.Передача справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, затвердженим керівником установи.

259.За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ установи оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

260.Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу Установи в присутності працівника установи, який передає упорядковані та оформлені справи.

261.Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу Установи за описами.

 У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архівного підрозділу установи, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі Установи.

 Справи, що передаються до архівного підрозділу Установи, повинні бути зв’язані належним чином.

 Установи зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі Установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.

vІ. Порядок виготовлення і тиражування документів

Виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів

262.Друкування службових документів у паперовій формі для керів­ництва Установи та її структурних підрозділів, депутатів ради та членів виконкому здійснюється у службі діловодства (загальному відділі), інших структурних підрозділах, що мають технічні засоби для друкування документів.

 Документи для керівника Установи друкуються позачергово. Терміново друкуються документи для розгляду на сесії ради та засідання виконавчого комітету.

263.Проекти розпоряджень (наказів), службових листів та інших документів на паперовому носієві приймаються відділом організаційно-кадрової роботи, службою діловодства (загальним відділом) та іншими службами, які готують документи на підпис керівництву Установи, тільки за наявності електрон­ного файлу такого документа, що подається на електронному носієві.

264.Особам, що здійснюють друкування та набір документів, забороня­ється знайомити інших осіб із змістом поданих до друкування та надрукованих документів. За допомогою для уточнення тексту при його друкуванні технічні виготовлювачі повинні звертатися до виконавця (укладача) документа. Надру­ковані документи повертаються лише їх виконавцям (укладачам).

 Відповідальність за зміст та грамотність документа несе його виконавець (укладач), за якість надрукованого документа - оператор комп’ютерного на­бору. Рукописні виправлення в надрукованих документах не допускаються.

Тиражування документів

265.Тиражування документів здійснюється службою діловодства (загальним відділом) Установи. Ко­піюються і тиражуються лише документи діловодства Установи.

266.Тиражування невеликих за обсягом документів у невеликій кіль­кості примірників може здійснюватись безпосередньо, працівниками відділів за допомогою засобів оргтехніки, наявних на їх робочих місцях.

 Документи тиражуються в порядку їх надходження. Тиражування термінових документів здійснюється позачергово.

 Виготовлені копії разом з оригіналами документів передаються замов­никам під розписку.

VII. ПОРЯДОК ВИГОТОВЛЕННЯ, ОБЛІКУ, ЗБЕРІГАННЯ ПЕЧАТОК І ШТАМПІВ ТА КОРИСТУВАННЯ НИМИ

267.З метою надання документам юридичної повноцінності, засвідчення достовірності та справжності документів в Установі використовуються печатки із зображенням Державного Герба України (гербові) та без зображення Державного Герба України (прості). Для забезпе­чення реєстрації документів, відміток про їх проходження та контроль за виконанням використовуються відповідні штампи.

 Облік наявних в Установі печаток і штампів, їх передача у разі потреби однією посадовою особою іншій здійснюється  в журналі встановленої форми згідно з додатком 21. Облік наявності та передачі печаток веде посадова особа призначена розпорядчим документом керівника Установи, що повинно бути зазначено в відповідній посадовій інструкції.

268.Установа має одну гербову печатоку – Комарнівської міської ради, девять номерних гербових печаток (№№ 1 – 9)  печаток старост по населених пунктах громади, одну печатку відділу фінансів, як юридичної особи , дві у відділі  надання адміністративних послуг(ЦНАП) .

269.Гербова печатка Комарнівської міської ради зберігається у секретаря ради, номерні гербові печатки  – у старост, печатки  відділу  надання адміністративних послуг - у відповідних посадових осіб (державні реєстратори, адміністратори), печатка відділу фінансів у начальника відділу в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання та законність користування ними.

270.Відповідальність за створення належних умов зберігання та кон­троль за законним користуванням гербовими печатками Установи несуть міський голова, секретар ради та секретар виконавчого комітету Комарнівської міської ради.

 271.Гербовою печаткою Комарнівської міської ради за­свідчуються підписи міського голови , секретаря Комарнівської міської ради та секретаря виконкому(керуючого справами) Комарнівської міської ради на рішеннях ради,виконавчого комітету та інших документах створених радою.

 Номерними гербовими печатками державних реєстраторів посвідчуються підписи відповідних реєстраторів на документах з реестрів наданих ними. Іменними гербовими печатками адміністраторів посвідчуються їхні особисті підписи на документах.

 Номерними гербовими печатками старост засвідчуються підписи старост  на документах , що видаються ними відповідно до Положення про старот та інших розпорядчих документів в межах їх повноважень .

272.В Установі можуть використовуються  круглі печатки (без зображенням Державного Герба України): в службі діловодства (загальному відділі), у відділі надання адміністративних послуг, архівному підрозділі, старостинських округах, для пакетів, кутовий та інші штампи, необхідні в роботі з документами.

273.Печаткою служби діловодства (загального відділу) засвідчуються копії розпоряджень (наказів) керівника Установи, витяги з рішень Комарнівської міської ради та її виконавчого комітету, довідки, а також інші документи.

 Кутові штампи, печатки для пакетів та штампи викори­стовуються для оформлення, реєстрації і розсилання документів Установи. Відповідальність за зберігання і законність користу­вання цими печатками і штампами несуть відповідальні особи.

274.Виготовлення гербових та простих печаток, кутових та інших штам­пів здійснюється відповідно до окремого розпорядчого документа кервника Установи.

275.Печатки і штампи зберігаються в металевих шафах (сейфах) об­ладнаних надійними замками. Гербові та інші печатки і кутовий штамп поза їх місцем зберігання можуть знаходитися лише під час користування ними.

Керуючий справами - секретар виконкому                                                     Ольга Кузбит          

Додаток 1

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 8)

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА 
оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2.При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.

3.При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 - для складових тексту документа, реквізиту “Додаток” та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 - для складових частин реквізитів “Адресат” та “Гриф затвердження”;

1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.

4.Ім’я та прізвище в реквізиті “Підпис” розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5.Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6.Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7.При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;

100 міліметрів - для реквізита “Гриф затвердження”;

90 міліметрів - для реквізиту “Адресат”;

10 міліметрів - для абзаців у тексті, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”;

10 міліметрів - для реквізитів “Дата документа”, “Короткий зміст документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, слово “Додаток, реквізити “Додаток” та слово “Підстава” запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті “Підпис”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом” та для першого реквізита “Гриф затвердження”, якщо їх в документі два.

8.Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9.Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10.Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит “Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

                                                                                                                                                         Додаток 2

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 20)

ВИДИ ЗАГАЛЬНИХ БЛАНКІВ

виконавчого комітету Комарнівської міської ради

Вид загального поздовжнього бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно, Львівський район, Львівська  область, 81562,

тел.:  (03231)4-30-66,   E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,

 код ЄДРПОУ: 26411516

Вид загального кутового бланка

Комарнівська міська рада

Львівський район Львівська область

Виконавчий комітет

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно, Львівський р-н,Львівська обл., 81562,  

тел.: (03231) 4-30-66,

 Е-mail: komarno.rada.official@gamail.com

сайт: komrada.gov.ua, код ЄДРПОУ: 26411516

«____»______________ №________

Додаток 3

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 20)

ВИД БЛАНКА ЛИСТА

виконавчого комітету Комарнівської  міської ради  

Вид поздовжнього бланка листа

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно, Львівський район, Львівська  область, 81562,

тел.:  (03231)4-30-66,   E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,

 код ЄДРПОУ: 26411516

Додаток 4

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 20)

ВИДИ БЛАНКІВ КОНКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ  КОМАРНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ЇЇ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

Вид бланку рішення Комарнівської міської ради (лицевий бік аркуша)

УКРАЇНА

К О М А Р Н І В С Ь К А   М І С Ь К А   Р А Д А

Л Ь В І В С Ь К О Г О   Р А Й О Н У

Л Ь В І В С Ь К О Ї   О Б Л А С Т І

_____________ СЕСІЯ ______________ СКЛИКАННЯ

Р І Ш Е Н Н Я

від___ _______20__ року                                                                  № _________

Вид бланку рішення виконавчого комітету (лицевий бік аркуша)

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

від ___ _______20__ року                                                 №__________

Продовження додатку 4

Вид бланку розпорядження міського голови (лицевий бік аркуша)

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від ___ _______20__року                 м.Комарно                               №__________

Продовження додатку 4

Зворотний бік аркушу бланка проекту конкретних видів документів Комарнівської міської ради (рішення ради, рішення виконкому, розпорядження)

ВНУТРІШНІ ВІЗИ

Секретар ради (рішення ради)                            підпис                      Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Перший заступник міського

голови (рішення ради, виконкому,

розпорядження)                                                     підпис                     Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Заступник міського голови

(рішення ради, виконкому,

 розпорядження відповідно

до функціональних повноважень)                        підпис                    Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Керуючий справами - секретар

виконавчого комітету (рішення

виконкому, розпорядження)                                  підпис                   Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Начальник  фінансового

відділу (рішення виконкому,

пов’язані  з виконанням бюджету

і соціально-економічного  розвитку

громади, розпорядження пов’язані

з виділенням коштів)                                               підпис                   Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Начальник

юридичного відділу                                                 підпис                  Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Начальник загального відділу

 (розпорядження відповідно до

функціональних

обов’язків)                                                             підпис                      Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Начальник відділу бухгалтерського

обліку та звітності (розпорядження

пов’язані  з виділенням коштів)                            підпис                    Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Начальник відділу 

(ініціатора прийняття рішення

ради, виконкому, розпорядження)                           підпис                 Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Посада особи відповідальної

за підготовку рішення ради,

виконкому, розпорядження                                      підпис                 Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

___ ___________20___р.

Додаток 5

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 21)

ВИДИ БЛАНКІВ СТАРОСТИНСЬКИХ ОКРУГІВ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КОМАРНІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

Види бланків Кліцьківського старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81562, вул. Діброва,41, м. Комарно,

*староста*№3*староста*

«____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Кліцьківський старостинський округ

 Кліцько, Андріянів, Якимчиці, Заболоття

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Грімненського старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81565, вул. Січових Стрільців, 2б, с. Грімне

*староста*№2*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Грімненський старостинський округ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Підзвіринецького старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81574, вул. Центральна, 3, с.Підзвіринець

*староста*№7*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Підзвіринецький старостинський округ

 Підзвіринець, Лівчиці, Грабине, Татаринів, Паланики

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Бучалівського старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81560, вул. Миру, 22, с.Бучали

*староста*№1*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Бучалівський старостинський округ

Бучали, Катериничі, Литовка

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Переможненського старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81561, вул. Шевченка, 2, с.Переможене

*староста*№6*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Переможненський старостинський округ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Тулиголівського старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81572, вул. Весела, 13, с. Тулиголове

*староста*№9*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Тулиголівський старостинський округ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Новосільського старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81573, вул. Дрогобицька, 1а, с. Нове село

*староста*№5*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Новосільський старостинський округ

Нове село, Березець

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Продовження додатку 5

Види бланків Монастирецького старостинського округу

Вид кутового бланка

УКРАЇНА

Комарнівська міська рада

Львівського району

 Львівської області

26411516

81557, вул. Головна, 102, с.Монастирець

*староста*№4*староста*

 «____»____________________ року

№_________________________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Монастирецький старостинський округ

 Монастирець, Мости, Поляна, Тершаків

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Додаток 6

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 21)

ВИДИ  БЛАНКІВ ФІНАНСОВОГО ВІДДІЛУ  ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КОМАРНІВСЬКОЇ  МІСЬКОЇ РАДИ

Вид кутового бланка

Комарнівська міська рада

Львівський район Львівська область

Виконавчий комітет

Фінансовий відділ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно, Львівський р-н,Львівська обл., 81562, тел.(03231) 4-30-66,            

 E-mail:komarno.rada.official@gamail.com,

сайт: komrada..gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 26411516

 «____»______________ №________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Фінансовий  відділ

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Додаток 7

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 21)

ВИДИ  БЛАНКІВ КОМУНАЛЬНОГО  ПІДПРИЄМСТВА  ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КОМАРНІВСЬКОЇ  МІСЬКОЇ РАДИ

«ЦЕНТР НАДАННЯ СОЦІАЛЬНИХ ПОСЛУГ»

Вид кутового бланка

Комарнівська міська рада

Львівський район Львівська область

Виконавчий комітет

КП «Центр надання соціальних послуг»

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно, Львівський р-н,Львівська обл., 81562, тел.(03231) 4-30-66,            

 E-mail:komarno.rada.official@gamail.com,

сайт: komrada..gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 26411516

 «____»______________ №________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

КП «Центр надання соціальних послуг»

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Додаток 8

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 21)

ВИДИ  БЛАНКІВ КОМУНАЛЬНОГО  ПІДПРИЄМСТВА  ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КОМАРНІВСЬКОЇ  МІСЬКОЇ РАДИ

«Комарно-Сервіс»

Вид кутового бланка

Комарнівська міська рада

Львівський район Львівська область

Виконавчий комітет

КП «Комарно сервіс»

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно, Львівський р-н,Львівська обл., 81562, тел.(03231) 4-30-66,            

 E-mail:komarno.rada.official@gamail.com,

сайт: komrada..gov.ua, код згідно з ЄДРПОУ 26411516

 «____»______________ №________

Вид загального бланка

КОМАРНІВСЬКА МІСЬКА РАДА

ЛЬВІВСЬКОГО РАЙОНУ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

КП «Комарно-Сервіс»

вул. Січових Стрільців,34, м. Комарно,Львівський район,Львівська  область., 81562,

тел.: (03231)4-30-66,  E-mail:komarno.rada.official@gamail.com, сайт: komrada.gov.ua,                                           код ЄДРПОУ: 26411516

Додаток 9

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської  міської ради
(пункт 37)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК 
документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі

1.Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2.Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3.Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

4.Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

5.Розцінки на виконання робіт.

6.Статути (положення) установ.

7.Структура установи.

Додаток 10

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 67)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1.Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2.Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3.Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4.Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5.Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6.Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7.Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8.Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9.Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10.Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11.Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12.Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13.Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14.Номенклатури справ.

15.Описи справ.

16.Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17.Протоколи (погодження планів поставок).

18.Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19.Специфікації (виробів, продукції тощо).

20.Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21.Статути установ.

22.Титульні списки.

23.Трудові книжки.

24.Штатні розписи.  

Додаток 11

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 143)

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

Додаток 12

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 155)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК 
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства(загальним відділом)

__________ 
* У разі відсутності в установі відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.

Додаток 13

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської  міської ради
(пункт 161)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД 
запису про реєстрацію вхідних документів*

1.Вид документа.

2.Дата та час надходження документа в установу.

3.Дата реєстрації документа.

4.Реєстраційний індекс документа.

5.Кореспондент.

6.Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.

7.Короткий зміст.

8.Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

9.Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

10.Відмітка про виконання документа.

11.Справа №.

__________ 
* Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.

Додаток 14

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської  міської ради
(пункт 161)

ПРИМІРНИЙ СКЛАД 
запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою*

1.Дата реєстрації документа.

2.Реєстраційний індекс документа.

3.Адресат.

4.Короткий зміст.

5.Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.

6.Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.

7.Дата та час надходження документа адресату.

8.Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

9.Відмітка про виконання документа адресатом.

10.Справа №.

__________ 
* Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.

Додаток 15

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської міської ради
(пункт 179)

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Акт Президента України - 30 днів з дати набрання ним чинності, якщо цим актом не передбачено строк виконання визначеного ним завдання.

2. Запит або звернення:

народного депутата України - згідно з вимогами Закону України “Про статус народного депутата України”;

депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - протягом 15 днів з дня його надходження;

депутата місцевої ради - протягом 10 днів з дня його надходження.

3. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.

6. Погодження проектів актів заінтересованими органами - у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію - протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

Додаток 16

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської  міської ради
(пункт 190)

ІНФОРМАЦІЯ
про стан виконання завдань на ______20__

Додаток 17

до  Інструкції з діловодства

у виконавчому комітеті

Комарнівської  міської ради
(пункт 204)

ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ структурного підрозділу у паперовій формі

Управління організації надання адміністративних послуг (Центр надання адміністративних послуг)

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ № 02-11-20 за 2020 рік

СХВАЛЕНО: Протокол засідання експертної комісії від 01.11.2021  № 23/11-19